Общий отдел

Основные направления деятельности отдела:

  • Обеспечение формирования и развития единой комплексной системы делопроизводства в Филиале.
  • Осуществление руководства, координация и контроль за работой с документами.
  • Организация документооборота, информационно-справочной работы.
  • Организационно-методическая работа.
  • Разработка кадровой политики и стратегии филиала.
  • Обеспечение студентов необходимым пакетом документов, связанным с процессом обучения.

Положение об общем отделе филиала Северо-Западной академии государственной службы в г. Твери

  1. Общие положения:

    1.2
    Общий отдел (далее отдел) является структурным подразделением филиала СЗАГС и призван обеспечивать организацию делопроизводства, кадрового делопроизводства и документооборота в филиале, координацию этой работы в структурных подразделениях.
    1.3
    В своей деятельности отдел руководствуется:
    • Конституцией РФ;
    • нормативными актами органов государственной власти РФ;
    • единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД);
    • унифицированной системой организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р6.30-97) и изменениями к нему от 21.01.2000 № 9-ст);
    • уставом ЗАГС;
    • положением о филиале;
    • регламентом работы филиала;
    • документами СЗАГС, относящимися к компетенции отдела;
    • приказами филиала;
    • нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.
    1.4
    Отдел возглавляет заведующий отделом, который назначается и освобождается от должности директором филиала.
    1.5
    Положение об отделе утверждается директором филиала.
    1.6
    Структура и штаты отдела утверждаются директории филиала.
    1.7
    Организации работы отдела осуществляется по плану работы, который утверждается директором филиала.
    1.8
    Заведующий общим отделом несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач, функций, полномочий.
    1.9
    В отсутствие заведующего отделом его обязанности исполняет главный специалист, юрист.
    1.10
    Заведующий отделом определяет функции, устанавливает должностные обязанности работников отдела.
  2. Задачи отдела:

    2.1
    Обеспечение формирования и развития единой комплексной системы делопроизводства в филиале;
    2.2
    Осуществление руководства, координация и контроль за работой с документами.
    2.3
    Организация документооборота, информационно-справочной работы.
    2.4
    Организационно-методическая работа.
    2.5
    Подбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
    2.6
    Ведение учета персонала филиала и кадрового делопроизводства.
    2.7
    Разработка кадровой политики и стратегии филиала.
    2.8
    Организация и ведение административно-хозяйственной деятельности.
  3. Функции отдела:

    3.1
    Разработка и реализация программы совершенствования делопроизводства в филиале.
    3.2
    Установление единого порядка работы с документами и филиале, начиная с их создания (получения) и заканчивая отправкой, уничтожением или сдачей в архив.
    3.3
    Создание единой нормативно-методической базы (инструкций, положений, рекомендаций и пр.), регулирующих деятельность подразделений и работников, разработка и внедрение нормативных и методических документов по делопроизводству.
    3.4
    Определение эстетических требований к оформлению документов для выработки единого стиля в филиале.
    3.5
    Обеспечение подразделений филиала справочной информацией, используемой при составлении документов.
    3.6
    Контроль за правильностью оформления документов, сроками их прохождения и рассмотрения в подразделениях филиала.
    3.7
    Обеспечение оперативного прохождения и обработки документов, выработка мер по сокращению документооборота.
    3.8
    Разработка схем похождения документов.
    3.9
    Прием, отправка, экспедиционная обработка документов.
    3.10
    Регистрация поступающих документов, организация своевременного рассмотрения и подготовки их для доклада руководству.
    3.11
    Контроль за похождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки; обобщение и анализ сведений о ходе и результатах исполнения документов.
    3.12
    Организация работы с обращениями граждан и личного приема директора филиала.
    3.13
    Определение порядка обслуживания пользователей автоматизированных делопроизводственных систем, формирования информационных массивов, доступа к информации и ее защиты.
    3.14
    Подготовка сводной номенклатуры дел, обеспечение единого порядка формирования, оформления и учета дел, отбора, хранения, подготовки к сдаче в архив и пользования документами и делами, хранящимися в архиве.
    3.15
    Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
    3.16
    Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями областного архива.
    3.17
    Методическое руководство работой с документами в подразделениях филиала.
    3.18
    Разработка программ обучения и методических рекомендаций по делопроизводству для сотрудников филиала.
    3.19
    Совершенствование форм и методов работы с документами, технологических процессов обработки документов, внедрение прогрессивных информационных технологий.
    3.20
    Участие в разработке и приобретении автоматизированных программ для решения делопроизводственных задач.
    3.21
    Ведение информационных программ и баз данных, используемых в области делопроизводства.
    3.22
    Формирование и ведение базы данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
    3.23
    Разработка прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями, информирования работников внутри администрации об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
    3.24
    Создание резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам.
    3.25
    Проведение мероприятий по повышению квалификации работников филиала.
    3.26
    Организация проведения аттестации работников филиала, ее методическое и информационное обеспечение.
    3.27
    Ведение анализа результатов аттестации, разработки мероприятий по реализации решения аттестационных комиссий.
    3.28
    Разработка системы комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального передвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
    3.29
    Своевременное оформление приема, перевод и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями.
    3.30
    Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
    3.31
    Обеспечение сохранности и надежной защиты персональных данных работников филиала.
    3.32
    Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
    3.33
    Подготовка документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам филиала и их семьям представления их в органы социального обеспечения.
    3.34
    Проведение работы по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрение современных методов управления кадрами, с использованием автоматизированных систем и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб.
    3.35
    Обеспечение социальных гарантий работников в области занятости соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников предоставление им установленных льгот и компенсаций.
    3.36
    Систематический анализ кадровой работы в филиале, разработка предложений по ее улучшению.
    3.37
    Составление и выполнение графиков отпусков.
    3.38
    Анализ причин текучести кадров, разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль их выполнения.
    3.39
    Учет личного состава филиала, составление и ведение установленной отчетности по работе с кадрами.
    3.40
    Формирование и ведение базы данных работников филиала, внесения в нее изменений, связанных с трудовой деятельностью.
    3.41
    Подготовка необходимых материалов для квалификационных, конкурсных, иных комиссий.
    3.42
    Ведение установленной документации по кадрам, подсчет трудового стажа работающих, хранение, учет и заполнение трудовых книжек: внесение необходимых сведений, в т.ч. о поощрениях и награждениях работающих.
    3.43
    Подготовка документов по истечении установленных сроков оперативного хранения и передаче на архивное хранение.
    3.44
    Контроль за составлением и выполнением плана работ подразделений.
    3.45
    Контроль за оформлением и ведением личных дел студентов.
    3.46
    Оформление договоров со студентами и преподавателями.
    3.47
    Осуществление административно-хозяйственной деятельности в рамках полномочий отдела.
  4. Права отдела.

    4.1
    Выносить на обсуждение руководством филиала вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствовании форм и методов работы с ними.
    4.2
    Вносить предложения по совершенствованию работы с документами.
    4.3
    Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
    4.4
    Взаимодействовать с подразделениями филиала по вопросам работы с документами.
    4.5
    Контролировать и требовать от руководителей подразделений выполнения установленных правил работы с документами, законодательных актов по вопросам кадровой политики.
    4.6
    Проводить проверки состояния делопроизводства и работы с документами, обращениями граждан в подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей подразделений и руководства филиала для принятия соответствующих мер.
    4.7
    Запрашивать от подразделений сведения, необходимые для работы.
    4.8
    Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
    4.9
    Определять задачи работы с документами, подлежащие автоматизации.
    4.10
    Пользоваться информационными фондами филиала, относящимся к компетенции отдела.
    4.11
    Контролировать состояние трудовой дисциплины в филиале и соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка.
    4.12
    Запрашивать у руководителей подразделений филиала необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и переводах работников мнения их руководителей о целесообразности кадрового перемещения.
    4.13
    Давать указания подразделениям филиала по вопросам, отнесенным к ведению отдела.
    4.14
    Вносить предложения директору филиала по вопросам кадровой работы.
    4.15
    Контролировать соблюдение порядка трудоустройства, увольнения, переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
    4.16
    Давать разъяснения и рекомендации работникам администрации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
  5. Ответственность отдела.

    5.1
    Отдела наряду с руководителями подразделений несет полную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами во всех структурных подразделениях филиала.
    5.2
    Отдел отвечает за состояние делопроизводства в филиале и за исполнение возложенных на него функций согласно настоящему положению.
    5.3
    Отдел несет ответственность за информированность сотрудников всех подразделений филиала в вопросах работы с документами.
    5.4
    Отдел несет ответственность за ведение кадровой документации, своевременность издания приказов, доведения до работников информации, выдачу документов (трудовых книжек, справок и т.д.).
  6. Взаимодействие отдела:

    6.1
    Со всеми подразделениями филиала – по вопросам документационного обеспечения их деятельности.
    6.2
    С бухгалтерией – по вопросам учета персонала, приема, увольнения, перемещения, убытия в отпуска, командировки, по вопросам хозяйственной деятельности.

Заведующий общим отделом                                Н.Н. Кричкина


Контактная информация:

Зав.общим отделом:
  • Кричкина Наталья Николаевна

Ведущий специалист общего отдела:
  • Тикунова Ольга Вячеславовна

Тел./факс: (4822) 33-02-90,
Тел.: (4822) 32-15-54
E-mail: dp@szags.tver.ru

Общий отдел располагается по адресу:
г. Тверь, ул. Вагжанова, д. 7

Дополнительная информация:

170100, Россия, г.Тверь, ул. Вагжанова, дом 7, Тверской филиал РАНХиГС Тел.: (4822) 33-02-90, 32-15-54, 35-81-71
Email: tvszags@tvcom.ru 		Создание сайта —
Студия infolio / 2°





hosted by .masterhost

Государственный Интернет-Сайт правовой информации

ПриватБанк

Rambler's Top100 Rambler's Top100